自社オフィスリニューアル

問題点が多い弊社のオフィス。これまでも何度か机や備品の配置を変えて改善を試みましたが、あまりうまくいきませんでした。 そこで、この度思い切って大きなリニューアルを行いました。

はじめに

今回のリニューアルはただ見た目をよくするだけが目的ではありません。
抱え続けてきた問題を解決することこそが一番の目的です。
そこで問題点の洗い出しと、その改善策を考えました。

【オフィスの問題点】
・書類、カタログ、小物類がとにかく多い
　→何がどこに置いてあるかが分かりづらく必要なものを探すのに時間がかかる。
　　今すぐに使わないような書類、小物も置きっぱなしになっている。

・オフィスが全体的に狭い
　→備品の中でも特に書類を保管するための書庫にスペースがとられている。
　　結果として通路や着席スペースが狭くなり、余裕のない場所で仕事をしている。

・雰囲気が暗い……。
　→備品、壁、床、など、全体的に経年劣化による汚れやキズが目立つ。
　　くすんだ色合いのためオフィス内が暗く感じられる。

【改善策】
・オフィス内に置く物を厳選する
　→あまり使わない書類・カタログはオフィス内には置かず、別の場所に保管する。
　　必要なものをすぐに取り出せるようにして、効率よく仕事ができるようにする。

・備品の数を減らす
　→特に書庫の数を積極的に減らすことで広いスペースを作りだす。
　　それによって通路や座席スペースに余裕をもたせる

・明るめのカラーを取り入れる
　→備品だけではなく、壁紙・床・天井などにも手を加えて雰囲気を一変させる


これらを基にレイアウトや備品の選定を行っていきます。

リニューアル前のオフィス風景

これが問題点を多く抱えていたリニューアル前のオフィスの様子です。

オフィス入口から室内を見た様子。
書庫や机の上には書類やカタログなどが所狭しと置かれています。
中にはキャンペーン期間が終わっているPRチラシも……。

オフィスの奥も物であふれています。
書庫の中だけでなく、書庫の上にも書類やカタログで埋まっている状態。
「置けるスペースがあればとりあえず置いてしまおう」の積み重ねの結果です。

オフィス奥から入口の方向を見た様子。
通路や机まわりのスペースに余裕がなく、イスを引いたらすぐに後ろの書庫にぶつかるような狭いスペースで仕事をしています。

こちらは複合機とシュレッダーのスペース。
このフロアでは複合機3台、プリンターを1台使用しています。
席によっては複合機まで距離があるため、机の島ごとに複合機・プリンターを置く配置になっていました。

今回のリニューアルではこのオフィスをこのように変更します。
画像左側のドアが入口です。これまでの面影がまったく無いレイアウトになりました。

リニューアル作業開始

レイアウトとともに作成したリニューアルスケジュールに沿って作業を進めます。
今回は大掛かりなリニューアルのため1日では到底終わりません。そこで日々の業務をこなしつつ、新しい備品の搬入日の数日前から準備を進めていきます。

この機会に不要なものを一気に捨てようということで、オリコン、ダンボールを用意しました。とりあえずこのスペースがあれば大丈夫、と思っていましたが……。

まったく足りませんでした……。
廃棄物の山の中央から少しだけ顔をのぞかせるオリコンが想定の甘さを感じさせます。

隣のスペースを使っても、まだ足りません。
机の中や普段あまり開かない書庫からは15年以上前の冊子やサンプル品が……。
不要物は目に見えないところにこそ溜まっていることを実感しました。

リニューアル前日の朝。最後まで増え続けた廃棄物の山を前に呆然と立ちすくむスタッフたち。燃えるゴミ、燃えないゴミを分けていたはずですが、これだけ集まるとその区別も曖昧になっている状態です。廃棄前にその分別も再度行っていきます。

どこから取り組むべきか腕を組み思案するスタッフも。小さい廃棄物の分別を行うスペースの確保も考え、大きいサイズの物から出していくことにします。重い物は外に出すのも一苦労です。

営業スタッフ総出で屋外に搬出。小物類が片付いてようやくきれいになりました。
ただし、これで終わりではありません。

こちらの備品の撤去作業が残っています。
重さが数十キロになる物ばかりのため、汗だくになりながらの作業です。

搬出業者さんの力も借りながら、備品をすべて撤去しました。 あれだけ狭いと感じていたオフィスですが、備品が何もないと広く見えます。 リニューアル後のレイアウトを想定した配線作業も行い、新規備品の設置準備完了です。

リニューアル完了

オフィス内の整理を行った翌日、新しい備品が到着しました。机や書庫の組立を行い、レイアウト通りに設置が完了した後の新オフィスがこちらです。

タイルカーペット、壁紙も新調し、天井も塗りなおしたことで雰囲気が一変！
入口から奥までつながるメインの通路の幅は1500mmを確保し、移動しやすいレイアウトになっています。

通常業務はもちろん、ちょっとした打合せにも使用しやすいフリーアドレスタイプの机を導入しました。ライブオフィスとしての機能を考慮してイスもそれぞれ違うタイプのものを揃えています。

こちらもフリーアドレスの机ですが、パネルで仕切ることで各営業スタッフの固定席として利用しています。温かみのある木目調の天板がリラックス感を演出。座席スペースも壁側から1100mm以上の幅をとったことで、ゆとりのある空間で仕事ができます。

オフィスの奥には上下昇降デスクを導入しました。
電動式のためスイッチ操作で簡単に天板を上げ下げできます。

一番高い位置まで天板を上げてみました。
立って仕事をするといつもとは違った気分で仕事がはかどります。

ここは机を並べにくい間取りのため、リニューアル前はデッドスペースになりがちな場所でした。そこにL字型デスクを導入することで広いワークスペースを確保できるようになりました。

L字型デスクの横部分は天板の下が引き出しタイプの収納スペースになっています。
書庫の数を増やすことなく書類や小物を置くことができ、限られた空間を有効活用するのに役立ちます。イスはヘッドレストが付いた上位グレードのメッシュチェアです。

オフィスを広く使うために複合機（コピー機）の数を3台から2台に減らしました。
これまでの3台分の印刷物が2台に集中することになるため、メールボックスのオプションを導入。スタッフごとに指定された場所に紙が出てくるので、印刷が終わるまで複合機の前で待ったり、自分以外の紙を間違って持っていってしまったりすることが無くなります。

使用頻度の高い書類やカタログを入れるための書庫を、表4台、裏4台の背中あわせでひとかたまりに配置。オフィス内の書庫の数を最小限にすることでリニューアル前の問題点であった空間の狭さを改善しました。書庫裏側（壁側）のスペースを900mm確保することで書類を出し入れしやすくするとともに、サブの通路としての役割も持たせています。また、天板面が会議テーブルに近いサイズになっているため、短時間のスタンディングミーティングにも利用しています。

壁紙の色は明るめのベージュをベースにしながら、入り口側をコーポーレートカラーのブルー系統の色にすることでアクセントをつけました。汚れやキズが目立っていたドアには木目調のダイノックシートを貼ることで、まるで新品のような質感になりました！

オフィスのリニューアルとあわせて会議室も新調しました。
木目調、レンガ調の壁紙や、芝生調のタイルカーペットを使用して、オフィス内とはまた違った雰囲気の空間になっています。

会議室の新調に伴い、社内にあった小会議室を書類整理庫兼サーバールームに変更。
保存期間の定められている書類や使用頻度の低い書類・カタログ類はこちらの部屋に置くようにしました。

リニューアルを終えて

今回は事務所を構えて以来の大掛かりなリニューアルとなったため、

・より良いレイアウトにするための改善の繰り返し
・導入する製品の納期確認と調整
・備品の搬出、搬入および壁や床、配線工事のスケジューリング
・各スタッフへの周知徹底、協力依頼

など、行うべきことが多岐にわたりました。
日々の通常業務と並行して行うために大変なこともたくさんありましたが、今までのイメージを一新する、働きやすいオフィスを作り上げることができたと満足しています。

また、今回の自社リニューアルを通して各スタッフがリニューアルのポイントをつかみました。これまでもたくさんのお客様のオフィスリニューアルのお手伝いをさせていただきましたが、今後はより一層お役に立つことができると感じています。 リニューアル規模の大小を問わず、オフィスのリニューアルをご検討の際は是非お声がけください。